"HAZTE CON LA EFECTIVIDAD Y EL VALOR AÑADIDO EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS"

CC-Congress surge en 2006, tras iniciativa de OPC-Andalucía, que facilita las especificaciones que debe cumplir la aplicación, con el ánimo de facilitar, mediante herramientas informáticas actuales, la labor de las Secretarías Técnicas en la organización y el desarrollo de congresos, ferias y otros eventos, a la vez que ofrecer un entorno intuitivo y eficiente a los asistentes, ponentes evaluadores y demás personas implicadas en un congreso o evento de otro tipo.

CC-Congress se basa en la web, tanto para su administración como para las relaciones con las personas que participan en los eventos. Esta es la principal baza de la aplicación. Ya que podemos acceder a ella desde cualquier ordenador conectado a internet, una vez identificados como usuarios. También implica una servidumbre y es el hecho de que debemos disponer de un servidor web, con un ancho de banda suficiente y unas determinadas características. Pero hemos preferido, en su desarrollo, apostar por esta tecnología, ya que si no, perderíamos gran parte de las ventajas de CC-Congress.

CC-Congress abarca todas las partes de la organización de eventos, desde el presupuesto del mismo, pasando por las inscripciones vía web, el envío y evaluación de comunicaciones, las reservas de expositores en caso de ferias, el rooming, al control de la facturación de inscripciones, hospedaje y transporte, hasta la realización de encuestas y control de calidad.

A su vez, CC-Congress es también una oportunidad de negocio para las empresas organizadoras de eventos. Ya que permite que estas puedan ofertarle al cliente una completa web sobre el evento, que además de información completa sobre el mismo, facilita a los posibles asistentes la necesaria relación con la Secretaría Técnica y entidades organizadoras del evento.

CC-Congress no es un ERP o programa de gestión estándar. Sus especiales características no las cubre ningún ERP o programa de gestión existente en la actualidad en el mercado.

ARQUITECTURA:

CC-Congress es una aplicación diseñada y programada para funcionar en ‘la nube’. Consta de tres partes principales:

La base de datos, construida con el SGBD Firebird 2.5 de IbPhoenix. Toda una garantía de potencia y flexibilidad en Open Source, usada por millones de empresas y corporaciones, desde la US Navy, para su sistema logístico, o la British Rail UK, (ferrocarriles ingleses) o la GmBH alemana. Su capacidad de gestión de datos es prácticamente ilimitada, además de correr en multitud de plataformas, como Windows, Linux, Unix…

Las reglas de negocio de CC-Congress residen en la base de datos, en forma de triggers o disparadores y procedimientos almacenados, lo que hacen que la carga de trabajo recaiga en el servidor, pudiendo por tanto manejarse la aplicación por parte de los usuarios, en dispositivos ligeros, como tablets o móviles, y por supuesto en cualquier PC, con cualquier sistema operativo que disponga de un explorador de internet.

El Back-End o aplicación de administración. Es la herramienta que utiliza la Secretaría Técnica organizadora del evento u eventos, para gestionar los datos que recibe de la aplicación front-end, que es la que ven los asistentes, ponentes y usuarios no técnicos de los eventos que gestiona CC-Congress. Sta herramienta de administración es a la vez sencilla, potente y bien organizada en menús ergonómicos.

Está programada en PHP y JAVA y conecta con la base de datos anteriormente descrita, pudiendo estar en el mismo server de la base de datos o en otro de la nube, ya que estos lenguajes son el estándar por excelencia dentro de la programación para la nube.

En Front-End o parte visitable por cualquier persona interesada en el evento que se desarrolla. También está programada en PHP y JAVA y sus contenidos se muestran con nivel de accesibilidad W3. Dicha web destinada a usuarios finales de los eventos, se alimenta de los datos cargados a través de la herramienta Back-End, por la Secretaría Técnica y a su vez descarga los datos introducidos por los usuarios finales del sistema en la base de datos común, para que sean procesados por la S.T.

Las webs front-end, son personalizables para cada evento gestionado con CC-Congress, a nivel de tipos de letra, logos, plantillas, disposiciones de menús, etc. De forma que constituyen la web oficial de cada evento, con toda la información necesaria para el usuario final, así como zona privada mediante clave, para descargar los documentos que atañen sólo al usuario en concreto que accede.

Mediante CC-Congress se han realizado, desde el año 2006 que entró en funcionamiento, cientos de eventos, alguno de ellos de miles de asistentes, para grandes empresas, administraciones locales y autonómicas y todo tipo de organizaciones.

Algunas Características Funcionales:

  • Accesible desde cualquier Equipo conectado a Internet. Ingreso mediante clave, disponiendo cada usuario de un perfil de permisos para las diferentes partes de la aplicación.
  • Manuales on-line, integrados en el propio sistema, accesibles por capítulos e imprimibles desde cualquier ordenador desde el que se acceda.
  • Completo enlace de la web del congreso o evento con CC-Congress para que este reciba las inscripciones, alojamientos, transportes y comunicaciones. Se puede ofertar al cliente la web entera del evento por parte de la empresa organizadora
  • E-mails automáticos de aviso de inscripciones, alojamientos y comunicaciones. Textos configurables.
  • Gestión de actividades complementarias para los acompañantes y asistentes (Visitas, recepciones, …)
  • Gestión de hoteles y habitaciones asignadas, por días, con posibilidad de que el asistente seleccione habitación desde la ficha de alojamiento de CC-Congress, que se incrusta en la web del evento.
  • Generación de rooming.
  • Generación del Check-List con las actividades diarias del evento.
  • Control completo de comunicaciones incluso a nivel de evaluadores y evaluaciones. Contador de palabras y caracteres de las mismas.
  • Control de distribución de stands y mobiliario para expositores en ferias.
  • Diversas cuotas de inscripción, programables por fecha de inscripción.
  • Posibilidad de facturar la totalidad o parte de un evento, en nombre de otra entidad, partiendo de una serie y número de factura.
  • Facturación automática de inscripciones, alojamiento y transporte, a un solo pagador o a distintos pagadores. Impresión de recibos.
  • Contabilidad general automática.
  • El Front-End puede incorporar pasarela de pago PAY-PAL o TPV virtual bancario.
  • Contabilidad analítica por proyecto y por cliente.
  • Control, mediante recepción de resguardos vía web, de los pagos de inscripciones, alojamiento y transporte.
  • Histórico de facturas realizadas, tanto por nuestra empresa como las hechas en nombre de un tercero.
  • Envíos masivos de e-mails, por tipo de participante.
  • Almacenamiento de documentación en la web, pudiéndose distribuir por e-mail o mediante descarga de la web según permisos de asistentes.
  • Realización de encuestas de satisfacción vía web. Sistema de configuración de encuestas y análisis de resultados.
  • Generador de informes configurables por el usuario y exportables a Excel.
  • Sistema de Copias de Seguridad por parte de la Secretaría Técnica del evento y automático por parte del propio CC-Congress.

Y otras muchas…

Demo de una web de evento de CC-CONGRESS  aquí.

Acceder a la Demo de Administración (solicitar clave previamente) aquí.

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