La digitalización de documentos está basada en la transformación de documentos en papel a formato digital. La tecnología avanza rápidamente y las empresas se han dado cuenta de la importancia de la digitalización de documentos, hasta el punto de que las organizaciones que no se digitalizan operan de forma más lenta que su competencia.

La digitalización de documentos es un proceso que pueda aportar mucha más trascendencia y eficiencia a la organización.

• Búsquedas ágiles.
• Mejor acceso a la información.
• Conseguir una oficina sin consumo de papel .
• Establecer flujos de trabajo eficientes.

Hoy en día aproximadamente un 65% de las empresas buscan implementar la digitalización con el objetivo de aumentar su productividad y eficiencia.

También existen otros factores que pueden hacer que termines por digitalizar tu empresa:

Seguridad: porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diversas claves de acceso y delimitaciones según usuario. Esto reduce el peligro de pérdida o hurto de la información.

Acceso remoto desde dispositivos móviles: cada vez más empresas piden que los empleados puedan consultar la información sin necesidad de estar en la oficina. Con la digitalización podrán acceder a la información desde su móvil, tablet u ordenador personal.

Ahorrar costes: tener almacenes de archivos físicos de información exige tenerlos ordenados. Este almacenamiento consume recursos de una persona encargada del archivo, muebles de almacenamiento, medidas para prever humedades e incendios, etc. Además, el tiempo que se dedica a en ir físicamente al archivo y buscar un documento es muy superior al de consultarlo desde un ordenador. Por lo que, también se está desaprovechando el tiempo que se podría dedicar a estar haciendo otras tareas.

Evitar el deterioro de los documentos: cuando hablamos de documentación, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial. Esto se puede conseguir gracias a la digitalización de documentos para empresas.

Concienciación con el medio ambiente: muchas compañías están poniendo en marcha medidas ecológicas para cuidar el medioambiente. Una de estas medidas es

dejar de imprimir papeles de forma innecesaria y crear y tramitar los documentos de forma digital. Las medidas ecológicas relacionadas con la tecnológica son conocidas como Green IT.