¿Qué es un Software de Gestión Documental?
Un software de gestión documental es el sistema de almacenamiento, organización y recuperación de los documentos de una empresa. Los programas de Gestión Documental organizan y digitalizan documentos para solventar la complicada organización de estos, la pérdida de tiempo en el registro de cada uno si no se mantiene un orden o el riesgo de perder la integridad de la empresa.
Otras ventajas que cabe mencionar a la hora de obtener un software de gestión documental, es que podemos organizar nuestros documentos desde el software sin necesidad de utilizar herramientas externas ahorrando tiempo y gracias a la copia de seguridad no sufriremos pérdida de datos.
El software no solo nos permite lograr los objetivos primarios anteriormente mencionados, sino que podremos asegurar lo que en archivística se conoce como acervo documental, que es el conjunto de los documentos que hacen parte del archivo de nuestra compañía. Existen una serie de normas que le dan plena validez a un documento digitalizado igual que a un documento físico, es por ello que hasta los sistemas contables se están migrando hacia la digitalización documental. Básicamente lo que se pretende es registrar, almacenar, reducir el tiempo de búsqueda de los documentos, compartir entre los diferentes funcionarios de la empresa estos documentos y protegerlos en físico y posteriormente en digital.
Por lo anterior, si lo que se deseas es proteger tu valiosa información, los softwares de gestión documental están a la vanguardia de las necesidades de cada negocio, facilitando no solo los procesos, sino los resultados a corto tiempo y beneficiando la calidad de los servicios que se brindan tanto a los clientes internos, como a los clientes externos de tu empresa.
Por otro lado, los documentos se pueden clasificar en función de su tipo o función, como pueden ser: contratos, facturas, correspondencia, notas de clientes, etc.
En el mercado existen una gran variedad de software de gestión documental, por lo que lo recomendable es que investigues cuál se adapta mejor a tus necesidades. Algunos software ofrecen la posibilidad de clasificar los documentos según su temática, lo cual te facilitará encontrar el documento que estás buscando. Otros software ofrecen la posibilidad de integrarse con otros programas de la empresa, lo cual te permitirá automatizar ciertos procesos. En CyberCórdoba estamos trabajando activamente para incorporar los procesos y ventajas de estos programas informáticos de Gestión Documental en nuestras soluciones para empresas, como pueden ser nuestro ERP CC Solid o nuestro Software de Gestión para Congresos, Ferias y Exposiciones.
Es importante que el software de gestión documental sea seguro, esto quiere decir que los documentos almacenados en el software deben estar cifrados para que no puedan ser accedidos por terceros sin autorización.
Para que el software de gestión documental cumpla con todas las necesidades de tu empresa, es importante que lo personalices de acuerdo a tus requerimientos. Por ejemplo, puedes establecer una contraseña para acceder al software, así como establecer permisos para cada usuario.
Como puedes ver, el software de gestión documental es una herramienta indispensable para cualquier empresa, ya que permite organizar de manera eficiente la información, ahorrar tiempo y proteger los documentos. Estaremos encantados de ayudarte a incorporar esta herramienta en tu negocio. Pregúntanos sin compromiso en el teléfono 957497536 o visítanos. Nos encontramos en la Avenida de los Aguijones, 6. Córdoba.
